Vous commencez votre activité professionnelle et la différence entre devis et facture vous semble floue ? Pas de panique ! Après avoir lu cet article, ces deux documents n’auront plus de secrets pour vous. Définition, mentions obligatoires, valeur légale..., voici tout ce qu’il est important de savoir sur les devis et les factures.
Devis et facture : deux documents essentiels dans le BTP
Le devis : avant les travaux
Avant d’engager des travaux, il n’est pas rare qu’un particulier vous demande d’établir un devis. L’objectif de ce document informatif est de s’accorder, en toute transparence, sur les conditions de la prestation : le tarif, les modalités de paiement, les quantités unitaires, les délais...
Certains secteurs d’activité, comme le BTP, obligent à émettre un devis pour chaque prestation. Dans tous les cas, un devis est obligatoire pour les transactions de plus de 1 500 €.
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Attention :
Le devis ne devient un document contractuel qu’une fois signé par les deux parties : le client s’engage à payer la prestation, une fois que l’artisan l’a réalisée.
La facture : après les travaux
Dans le cadre d’une activité professionnelle, quel que soit le secteur, il est obligatoire de facturer une prestation de services ou une vente de marchandises. Une facture détaille la nature, la quantité et les conditions de la prestation de services effectuée. C’est un document à la fois commercial, comptable et juridique.
N’importe quelle structure juridique (société, association, micro-entreprise...) peut émettre une facture. Ce document est essentiel. Si l’artisan ne lui en fournit pas une, un client peut lui réclamer une facture avant de lui payer une prestation.
Quelles différences entre un devis et une facture ?
Vous débutez votre activité et vous mélangez les pinceaux entre devis et facture ? Pas de panique ! Voici les principales caractéristiques que vous devez connaître pour ne plus confondre les deux.
La période d’émission
La majeure différence entre un devis et une facture est la période d’émission du document. Un devis est systématiquement établi en amont d’une prestation, afin d’être au clair avec le client sur les conditions et le prix des travaux. La facture, elle, peut être émise en cours ou en fin de prestation. C’est un document qui permet de clôturer un chantier et qui sert de preuve comptable.
La valeur légale
La valeur juridique de ces deux documents est différente. Le devis n’engage pas le client à payer une prestation tant qu’il n’a pas signé. Mais une fois signé par les deux parties, un devis peut servir de preuve devant la loi. Quant aux factures, elles acquièrent immédiatement une valeur légale dès leur création. Elles ne peuvent être modifiées et servent de preuve en cas de litige.
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La numérotation
Les factures sont systématiquement numérotées, de façon claire et chronologique, afin d’assurer un bon suivi comptable. En ce qui concerne les devis, la numérotation n’est pas obligatoire, car ce n’est pas un document important en comptabilité. Cependant, pour retrouver rapidement vos devis travaux, vous pouvez tout à fait décider de les numéroter.
Les mentions obligatoires
Chacun des documents, devis et factures, doivent obligatoirement faire apparaître des mentions spécifiques. Parmi les mentions légales d’une facture, il ne faut par exemple pas oublier la numérotation. Tandis que dans les mentions obligatoires pour un devis légal, il ne faut surtout pas négliger le détail précis des tâches, par exemple. Voici un tableau récapitulatif des principaux éléments à faire obligatoirement figurer sur chaque document :
Mentions obligatoires facture | Mentions obligatoires devis |
Mention “facture” | Mention manuscrite “devis reçu avant l’exécution des travaux” datée et signée par le client |
Date de la facture | Date du devis et durée de validité de l’offre |
Identité de l’entreprise et adresse de facturation | Identité et coordonnées de l’entreprise |
Coordonnées du client | Coordonnées du client |
Modalités de paiement | Description détaillée de la prestation |
Délais de paiement | Dates et durée estimée des travaux prévus |
Prix HT et TTC | Prix HT et TTC |
Taux de TVA applicable | Taxe sur la valeur ajoutée |
Numéro d’identification à la TVA | Modalités de paiement |
Mention de l’assurance professionnelle |
👉 Cette liste n’est pas exhaustive. Pour connaître toutes les mentions obligatoires, consultez nos articles dédiés.
3 conseils pour bien gérer vos devis et factures
Maintenant que vous identifiez clairement la différence entre un devis et une facture, voici quelques conseils et recommandations pour bien gérer ces documents dans votre quotidien professionnel :
1. Gardez toujours une trace écrite
Qu’il s’agisse du devis ou non, il est conseillé de toujours conserver une trace écrite de la confirmation de votre client à une prestation. Attendez que le client ait signé le devis avant de commencer votre prestation. En effet, une preuve écrite et signée des deux parties peut vous permettre d’éviter tout litige. Si le client venait à contester la prestation, vous pouvez faire valoir le devis signé comme preuve.
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2. Ne négligez pas les mentions obligatoires
Lorsque vous élaborez un devis ou une facture, assurez-vous de bien faire apparaître toutes les mentions obligatoires. Cela permet que ces documents soient juridiquement valides. Cela vous protège également en cas de litige : vous serez en règle.
3. Détaillez au maximum vos devis et factures
Prenez le temps de détailler au maximum tous vos devis et factures. En plus des mentions obligatoires, pensez à lister tous les points prévus dans la prestation : durée, modalités de livraison et de paiement... Rapportez ensuite tous ces éléments sur la facture correspondante. En effet, ce sont ces détails qui peuvent faire toute la différence en cas de litige !
👷 Le Conseil du Pro : utilisez un logiciel de facturation !
Si les tableurs Excel font l’affaire pendant un temps, il n’y a rien de mieux qu’un logiciel de facturation pour se faciliter la tâche. Automatiser la création des devis et factures avec un logiciel permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et d’assurer un suivi chronologique et organisé de vos documents. Simple d’utilisation, un logiciel de facturation vous aide à établir des devis puis à les transformer en factures en un simple clic ! De plus, cette gestion permet aussi d’assurer l’archivage de tous ces documents administratifs.
Les questions fréquentes
Quelle est la principale différence entre un devis et une facture ?
Un devis précise les conditions d’une prestation, s’édite avant les travaux et n’a de valeur juridique qu’une fois signé par les deux parties. La facture se crée à la fin de la prestation, en détaillant la nature et les conditions de celle-ci, et a une valeur légale immédiate.
À quel moment se créent un devis et une facture ?
Le devis est créé avant le début des travaux, afin de se mettre d’accord avec le client sur le détail de la prestation. La facture est créée pendant le cours ou à la fin des travaux, pour procéder au paiement final de la prestation.
Un devis doit-il être numéroté ?
Non, il n’est pas obligatoire de numéroter un devis. En revanche, vous pouvez très bien le faire afin d’organiser le suivi de vos documents. Les factures sont, quant à elles, systématiquement numérotées pour un suivi comptable.
Lexique
- Devis : document informatif émis obligatoirement par un artisan avant le début de sa prestation, pour s’accorder avec le client sur des points essentiels tels que le tarif, les modalités de paiement, les quantités unitaires, les délais...
- Facture : document à la fois commercial, comptable et juridique qui détaille la nature, la quantité et les conditions de la prestation effectuée, et qui s’émet obligatoirement à la fin de celle-ci.
- Gestion des déchets : Depuis le 1ᵉʳ juillet 2021, la mention déchets est obligatoire sur les devis concernant des travaux de construction, de rénovation et de démolition de bâtiments, mais aussi relatifs aux travaux de jardinage.
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