Artisans & PME du BTP : comment éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle URSSAF ou inspection chantier ?

Une inspection URSSAF ou un contrôle sur chantier, ça n’arrive jamais au bon moment. Et pourtant, même les petites entreprises du bâtiment ne peuvent plus y échapper. Documents manquants, attestations expirées, gestion approximative… le moindre oubli peut entraîner des conséquences coûteuses. Mais bonne nouvelle : anticiper ces situations est plus simple qu’il n’y paraît. Voici les bons réflexes à adopter — et comment des outils comme Othentis peuvent vous faire gagner du temps et de la sérénité.

Pourquoi les contrôles sont plus fréquents qu’avant ?

Depuis quelques années, les règles ont évolué, et le contexte s’est durci :

• Post-Covid, les aides aux entreprises ont renforcé les contrôles de l’URSSAF.
• Les maîtres d’ouvrage sont désormais co-responsables de la régularité de leurs sous-traitants.
• Les administrations croisent leurs données : URSSAF, impôts, … les anomalies ressortent rapidement.

Ce qui change, c’est que même les structures de moins de 10 salariés sont concernées. Le temps où seuls les “gros” étaient ciblés est révolu.

Gagnez du temps et de la crédibilité : recevez des demandes de chantiers fiables, ciblées et sérieuses.

Les documents toujours demandés sur un chantier

À chaque nouveau marché, les demandes d’attestation travail dissimulé sont globalement les mêmes :

• L’attestation de vigilance URSSAF : valable 6 mois, elle prouve que vous/votre sous-traitant êtes à jour dans vos cotisations.
• L’assurance décennale : obligatoire pour de nombreux métiers (maçonnerie, couverture, plomberie, etc.).
• L’extrait Kbis ou SIRENE : justifie l’existence légale de l’entreprise.
• La liste des salariés étrangers, accompagnée de leurs documents : CACES, titres de séjour, documents de détachement si besoin.

Problème : collecter tous ces documents à jour de la part de toutes ses entreprises sous-traitantes est un travail chronophage et fastidieux qui expose à des erreurs humaines, des oublis coûteux et un risque accru de litiges ou de retard dans l’exécution des chantiers.

Trois erreurs courantes qui peuvent coûter cher

1. Ne pas suivre les dates de validité

Un document expiré, même collecté, est considéré comme manquant. C’est un classique avec l’extrait k-bis, dont la validité est courte.

2. Tout rassembler au dernier moment

Quand le client relance ou que le contrôle approche, on cherche en urgence les bons fichiers… et il en manque toujours un. Cela ajoute du stress, et fait perdre un temps précieux.

3. Laisser la gestion à quelqu’un de débordé

C’est souvent un(e) assistant(e), un apprenti, ou même un membre de la famille qui gère ça “quand il peut”. Sans outils ni rappels automatiques, les erreurs sont quasi inévitables.

Soyez repéré par des clients qui recherchent des artisans en règle et professionnels.

Othentis : un outil pensé pour les pros du BTP

Plutôt que de jongler avec des mails, des relances, des fichiers dans tous les sens, Othentis propose une solution complète de collecte documentaire automatisée, spécialement conçue pour les professionnels du bâtiment.

Ce que permet Othentis :

• Collecter automatiquement les documents légaux de vos sous-traitants : ils téléchargent gratuitement les pièces (URSSAF, décennale, Kbis, Rib, PPSPS…) sur votre profil d’Othentis.
• Vérifier leur validité en temps réel : Othentis contrôle si les documents sont valides, lisibles, conformes, et vous relance en cas de problème.
• Recevoir des alertes personnalisées : vous êtes notifié avant qu’un document arrive à échéance. Plus besoin de tout retenir.
• Fournir la preuve à vos clients de votre rigueur en matière de conformité : vous les invitez à visualiser les documents à jour. Fini les PDF par mail ou les pièces manquantes.

Le tout depuis un tableau de bord simple, que vous soyez au bureau ou sur le chantier.

Un gain de temps, de sérieux et de tranquillité

Avec Othentis, vous arrêtez de courir après les papiers et vous montrez à vos clients que votre entreprise est structurée. C’est un vrai levier de crédibilité : les donneurs d’ordre sont rassurés, les relations sont plus fluides, et vous évitez les blocages inutiles. Et surtout, vous gagnez du temps pour ce qui compte : vos chantiers, vos équipes, vos clients.

Trouver des chantiers, c’est une chose. Mais travailler avec des clients fiables, c’en est une autre. Beaucoup d’artisans passent encore un temps fou à répondre à des demandes floues, non qualifiées, ou à courir après des maîtres d’ouvrage qui mettent des semaines à valider un devis… pour au final, ne rien signer. Avec Habitatpresto, vous gagnez ce temps-là. La plateforme vous met directement en relation avec des particuliers motivés, ou des donneurs d’ordre qui ont un vrai projet à concrétiser.

En résumé : Les obligations réglementaires sont là pour rester, et les contrôles vont continuer à s’intensifier. Mais avec une bonne organisation et un outil comme Othentis, vous pouvez gérer cela simplement et en toute confiance. Pour découvrir la solution ou tester gratuitement, rendez-vous sur le site d’Othentis !

👷 Le Conseil du Pro :  Désignez une seule personne référente pour la gestion des documents administratifs.

Que ce soit un conducteur de travaux, un assistant ou même vous-même, l’idée est d’avoir un interlocuteur unique responsable des relances, des mises à jour et des envois. Et surtout, de lui donner les bons outils pour automatiser ce suivi (tableau partagé, rappels calendrier, solution comme Othentis…). Pourquoi ? Parce que quand “tout le monde s’en occupe”, en réalité, personne ne le fait vraiment. Centraliser, c’est éviter les oublis, les doublons et les urgences de dernière minute.

Références :

• Image principale de l'article : anatoliycherkas - Adobe Stock
• Visite d'un inspecteur du travail sur l'un de vos chantiers, Editions Tissot

Les questions fréquentes