Vous êtes actuellement en plein rush avec un planning de chantiers bien chargé ! Plus que jamais, il vous faut une bonne organisation pour suivre les chantiers et honorer les nouvelles demandes clients. Et là, il ne faut pas négliger le téléphone ! Avoir une messagerie vocale professionnelle peu engageante ou ne pas en avoir du tout peut vous faire perdre un chantier... Découvrez pourquoi vous devez absolument avoir un répondeur personnalisé ainsi que des idées et exemples de messages !
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Quels sont les différents types de répondeur ?
En fonction de la situation, vous pouvez personnaliser vos annonces d'accueil. Ainsi, on distingue plusieurs types de répondeur :
- Les répondeurs pour les locaux ;
- Les répondeurs pour téléphone professionnel inviduel ;
- Les messages d'absence pour congés ;
- Les messages d'absence pour salon ;
- Les répondeurs exceptionnels (comme lors de la crise sanitaire liée au Covid-19).
20 idées et exemples pour personnaliser votre répondeur
Pour vous aider à parfaire votre répondeur et à ne pas perdre de précieux clients dans le bâtiment, retrouvez nos idées de messagerie vocale professionnelle pour les artisans du BTP. N’hésitez pas à les utiliser mot pour mot !
3 exemples de répondeur pour un local professionnel
1. "[Nom de l’entreprise], bonjour. Notre ligne est occupée pour le moment. Vous pouvez rappeler ultérieurement ou préciser votre nom, vos coordonnées et l'objet de votre appel. Notre équipe vous recontactera sous 24 heures / 48 heures."
2. "Bonjour, vous êtes sur le répondeur de l’entreprise [nom de l’entreprise]. Le standard est ouvert du [jour] au [jour] de XXhXX à XXhXX. Merci de nous rappeler ultérieurement ou de nous laisser un message en précisant vos noms, coordonnées et objet de votre appel."
3. “Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [nom de votre entreprise]. Notre accueil téléphonique est fermé pour le moment. N'hésitez pas à vous rendre sur le site Internet de notre entreprise [adresse du site] pour prendre directement un rendez-vous téléphonique avec un conseiller. Bonne journée à vous.”
6 exemples de répondeur générique pour téléphone portable
1. “Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [votre nom], entreprise [nom de l’entreprise]. Je ne suis pas disponible pour l'instant. N’hésitez pas à me laisser un message vocal ou un SMS et je vous rappellerai dès que possible.”
2. “Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [vos nom et prénom] de l’entreprise [nom de votre entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment, mais laissez-moi un message avec votre nom et votre demande et je vous rappellerai rapidement.”
3. “Bonjour, ici [vos nom et prénom] de [nom de votre entreprise]. Je ne suis pas en mesure de vous répondre pour le moment. S’il vous plaît, laissez-moi un message et je vous recontacte dès que je serai de retour. Bonne journée à vous.”
4. “Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [vos nom et prénom] de l’entreprise [nom de votre entreprise]. Je vous prie de m'excuser de ne pas pouvoir vous répondre maintenant, néanmoins, vous pouvez me laisser un message et je vous recontacterai dans les plus brefs délais. En cas d’urgence, veuillez contacter [nom] au [numéro de téléphone].”
5. "Bonjour, vous êtes bien en relation avec [vos nom et prénom] de l’entreprise [nom de votre entreprise]. Je suis actuellement en déplacement sur un chantier. Laissez-moi un message et je vous recontacterai dès que possible. Bonne journée et à bientôt. "
6. “Bonjour, ici [vos nom et prénom] de [nom de votre entreprise]. Je disponible pour le moment. N'hésitez pas à vous rendre sur le site Internet de notre entreprise [adresse du site] pour prendre directement un rendez-vous téléphonique sur le créneau de votre choix. Bonne journée à vous.”
5 exemples de répondeur en cas de congés
Vous avez prévu de prendre des congés bien mérités ? Vous avez raison. Mais n'oubliez pas d'en avertir vos clients qui tentent d’entrer en contact avec vous de manière à connaître vos heures et jours de retour. Vous pouvez modifier votre messagerie vocale personnelle durant cette période :
1. “Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [vos nom et prénom]. Je serai en congé du [date] au [date]. Veuillez me laisser un message en précisant votre nom et la raison de votre appel, et je vous rappellerai à mon retour.”
2. “Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [vos nom et prénom]. Actuellement en vacances, et ce, jusqu’au [date], je ne peux pas donner suite à votre appel. N’hésitez pas à me laisser un message avec votre nom et votre prénom ou contactez [nom] au numéro de téléphone suivant : [numéro de téléphone]. Merci et à très bientôt.”
3. "Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [votre nom et prénom] de [nom de votre entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment. Si vous le souhaitez, vous pouvez contacter mon collègue [nom et prénom] au [numéro de téléphone]. Il est disponible du [jour] au [jour] de XXhXX à XXhXX. Bonne journée !"
4. "Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [votre nom et prénom] de [nom de votre entreprise]. Actuellement en congé maternité / paternité / parental, je ne suis pas disponible avant le [date de retour]. Je vous laisse prendre contact avec mon collègue [nom et prénom] au [numéro de téléphone]. Il est disponible du [jour] au [jour] de XXhXX à XXhXX. Bonne journée !"
5. "Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [votre nom et prénom] de [nom de votre entreprise]. Actuellement en congé, je ne suis pas joignable par téléphone, mais je vous tâcherai de vous répondre dès mon retour le [date]. En cas d’urgence, vous pouvez m’envoyer un mail à l’adresse suivante [adresse e-mail]. Je consulte mes mails X fois par semaine."
3 exemples de message d'absence en cas de fermeture de courte durée ou exceptionnelle
1. “Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [vos nom et prénom]. En cette période de ponts, l'entreprise ferme quelques jours. Nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre appel jusqu'à notre retour prévu le [date]. Malgré tout, n’hésitez pas à nous laisser un message en précisant vos coordonnées. Nous vous rappellerons dans les plus brefs délais. Très bonne journée à vous et à [lundi ou mardi].”
2. "Bonjour, vous êtes bien sur la boîte vocale de [votre nom et prénom] de [nom de votre entreprise]. Mon entreprise est actuellement fermée en raison du congé annuel de Noël, je vous recontacterai dès le [date]. Je vous remercie pour votre appel et vous souhaite de belles fêtes de fin d'année."
3. "Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [votre nom et prénom] de [nom de votre entreprise]. Mon entreprise est actuellement fermée en raison des congés de fin d'année, je vous recontacterai dès le [date]. Merci pour votre appel, je vous souhaite de belles fêtes."
1 exemple en cas de participation à un salon
1. "Bonjour, vous êtes sur la messagerie vocale de [nom de l’entreprise]. Nos équipes sont ponctuellement injoignables par téléphone en raison de notre présence sur le salon [nom du salon] à [ville] de [date] à [date]. Vous pouvez nous retrouver sur notre stand, du [date] au [jour] et de [heure] à [heure]. Sinon, laissez-nous un message et nous vous rappellerons dès que possible. Merci de votre appel et à bientôt !
2 exemples de répondeur spécial Covid-19
1. "Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [votre nom], entreprise [nom de l’entreprise]. Nous continuons à assurer nos chantiers. Mais nous vous invitons à respecter scrupuleusement les gestes barrières pour prévenir toute contamination lors de l'intervention de nos équipes chez vous."
2."Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de la société [nom de l’entreprise]. En raison de l'épidémie de COVID-19, nous sommes dans l’obligation de suspendre temporairement nos chantiers afin de garantir la sécurité de nos clients et de nos salariés. Pour toutes questions, notre standard téléphonique reste ouvert du [date] au [jour] et de [heure] à [heure]. Merci de votre compréhension"
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Comment faire une annonce d'accueil ?
Structurez l'annonce
Pour structurer votre annonce d'accueil, pensez à guider l'appelant. Prévoyez un texte en respectant les étapes suivantes :
1. Vos noms et prénoms ainsi que ceux de l'entreprise. Bonjour vous êtes sur le répondeur de XXX
2. La raison de votre absence. Je suis actuellement à un salon professionnel et ne peut vous répondre.
3. Les jours et horaires auxquels vous joindre. Vous pouvez me rappeler à partir du XXX
4. La personne à contacter en cas de besoin. Si vous préférez, vous pouvez contacter mon collègue XXX au numéro XXXX
5. Remerciements. Je vous remercie de votre appel et vous rappellerai dès que possible !
Limitez le répondeur à 30 secondes
Soyez concis. Un répondeur de plus de 30 secondes ne donnera pas envie à votre interlocuteur de l'écouter jusqu'au bout.
Articulez
Enregistrez le répondeur sans bruit de fond et en articulant le plus possible. La personne qui appelle ne doit pas avoir de problème à comprendre le message, sans quoi, elle pourra se décourager.
3 bonnes raisons d’avoir une messagerie vocale professionnelle
Si vous êtes autoentrepreneur ou membre d’une petite structure, vous devez laisser un message vocal professionnel :
- Vous êtes plus crédible, et vous donnez confiance à votre client,
- Vous pouvez finir de convaincre votre client grâce à cette preuve de professionnalisme,
- Vous évitez de le perdre !
En effet, si un particulier vous appelle pour un chantier, mais que vous ne répondez pas, et qu’en plus vous ne confirmez pas qu’il appelle au bon numéro ni de lui laisser un message, il se tournera rapidement vers un autre artisan...
👷 Le Conseil du Pro : la première impression compte beaucoup !
Tout comme la première fois que vous rencontrez un client en face-à-face, le premier échange est primordial. Le fait que votre client tombe sur votre répondeur avant de vous avoir rencontré ne joue pas en votre faveur, mais avec une messagerie vocale professionnelle efficace, il comprendra que vous êtes l’artisan qu’il lui faut ! Nous vous conseillons les services de Graam pour moderniser votre accueil téléphonique.
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