Malheureusement, les clients mauvais payeurs sont fréquents dans le BTP. Même si vous pensez qu’il est primordial d’entretenir de bonnes relations avec votre clientèle, les factures impayées peuvent s’accumuler rapidement au détriment de votre trésorerie. Comment rédiger une lettre de relance pour une facture impayée ? Courtoisie et fermeté seront les clés pour rappeler à votre client les principes d’une bonne entente. Voici nos modèles de lettre à télécharger gratuitement pour relancer un client n’ayant pas réglé sa facture et nos conseils pour bien la rédiger.
Modèle gratuit de lettre de relance pour facture impayée : 1ère relance
Une fois que le délai de paiement d’une facture est dépassé, la première étape consiste à envoyer une première lettre de relance rédigée en bonne et due forme.
Voici notre exemple gratuit de lettre de relance pour une facture impayée à télécharger et à envoyer à votre client :
[GRATUIT] Modèle lettre de relance pour facture impayée
Pour accéder au document, entrez ces informations :
Exemple de mail de relance client pour facture échue : 1ère relance courtoise
👉 Pour vous permettre de gagner du temps, voici un modèle personnalisable de lettre de relance à transmettre par mail ou par courrier à un client qui ne paie pas :
[Nom de votre entreprise]
[Adresse de votre entreprise]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail]
[Date]
[Nom du client]
[Adresse du client]
Objet : Première relance pour facture impayée n° [numéro de la facture]
Madame, Monsieur,
Nous souhaitons attirer votre attention sur la facture n° [numéro de la facture], émise le [date de la facture], d'un montant de [montant de la facture] €, dont le règlement n'a pas encore été enregistré à ce jour.
Nous comprenons qu'un oubli peut arriver et vous invitons donc à procéder au règlement de cette facture dans les plus brefs délais. Pour rappel, le délai de paiement convenu était de [nombre de jours] jours à compter de la date d'émission de la facture.
Nous restons à votre disposition pour toute question relative à cette facture ou pour discuter de modalités de paiement si nécessaire.
Nous vous remercions de votre prompte attention à cette relance et comptons sur votre coopération pour régulariser cette situation.
Cordialement,
[Signature]
[Votre nom]
[Fonction]
[Nom de votre entreprise]
Modèle de courrier de relance pour facture en attente de réglement : 2ème relance
👉 Vous avez affaire à un client mauvais payeur ? Dans le cadre d'une deuxième relance pour facture impayée, voici un exemple de lettre type à personnaliser :
[Nom de votre entreprise]
[Adresse de votre entreprise]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail]
[Date]
[Nom du client]
[Adresse du client]
Objet : Deuxième relance pour facture impayée n° [numéro de la facture]
Madame, Monsieur,
Malgré notre précédente relance en date du [date de la première relance] et sauf erreur de notre part, nous n'avons toujours pas reçu le paiement de la facture n° [numéro de la facture], s'élevant à [montant de la facture] € et émise le [date de la facture].
Nous vous rappelons que le règlement de cette facture est maintenant en retard de [nombre de jours de retard] jours par rapport au délai convenu de [nombre de jours] jours.
Nous vous demandons de bien vouloir effectuer le paiement dans un délai de [nombre de jours supplémentaires] jours pour éviter toute action supplémentaire.
Votre coopération est essentielle pour maintenir notre relation professionnelle. Pour toute question ou si vous rencontrez des difficultés de paiement, n'hésitez pas à nous contacter.
Nous vous remercions de régulariser cette situation au plus vite.
Cordialement,
[Signature]
[Votre nom]
[Fonction]
[Nom de votre entreprise]
Modèle de lettre type de dernière relance avant mise en demeure : 3ème relance
👉 Voici un modèle de lettre de dernière relance pour facture impayée avant contentieux. Cet exemple est conçu pour être adapté à votre situation spécifique et peut être personnalisé, en ajoutant des détails pertinents avant l'envoi :
[Nom de votre entreprise]
[Adresse de votre entreprise]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail]
[Date]
[Nom du client]
[Adresse du client]
Objet : Troisième et dernière relance avant mise en demeure pour facture impayée n° [numéro de la facture]
Madame, Monsieur,
En dépit de nos relances précédentes, nous constatons avec regret que la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture] et d'un montant de [montant de la facture] €, reste impayée à ce jour.
Nous vous informons que sans règlement de votre part sous [nombre de jours] jours à compter de la réception de cette lettre, nous serons contraints de transmettre ce dossier à notre service contentieux pour engager des procédures de recouvrement.
Nous tenons à éviter cette situation qui pourrait entraîner des frais supplémentaires pour vous. Nous vous invitons donc à régler cette dette dans les plus brefs délais.
Nous restons disponibles pour discuter de toute solution qui pourrait faciliter ce paiement.
Cordialement,
[Signature]
[Votre nom]
[Fonction]
[Nom de votre entreprise]
Lettre de relance pour réclamer un paiement : 5 conseils pour bien la rédiger
Suivez nos 5 conseils pratiques pour la rédaction d’une première lettre de relance en bonne et due forme :
- Soyez courtois : il s’agit d’une première lettre et vous ne connaissez pas les raisons de ce retard de paiement de la part de votre client. Il est donc inutile de laisser place à vos émotions même si cette situation vous agace. Restez poli, courtois et amical.
- Indiquez la date de relance : si toutefois cette première lettre ne donnait aucun résultat, datez chacun de vos courriers pour preuve dans le cas d’une action en justice.
- Notez l’objet de relance : indiquez clairement le motif de l’envoi de cette lettre.
- Joignez la copie de la facture impayée : votre client peut avoir perdu ses factures, il pourra donc récupérer un duplicata.
- Envoyez votre courrier en recommandé avec accusé de réception.
💡
Bon à savoir :
Si votre client refuse toujours de payer après l’envoi de la première lettre de relance, d’autres démarches devront être mises en œuvre : une seconde lettre de relance, pénalités de retard, action en justice...
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Comment rédiger une lettre de rappel de paiement ?
Pour rédiger une lettre de rappel de paiement, commencez par mentionner clairement vos coordonnées et celles du destinataire. Indiquez ensuite les détails spécifiques de la facture impayée (numéro, date d'émission, montant dû) et le rappel du délai de paiement convenu.
Exprimez de manière concise le but de votre lettre, en soulignant que le paiement n'a pas été reçu et en invitant le destinataire à régulariser sa situation. Il est crucial de rester professionnel, courtois et de proposer votre aide pour résoudre d'éventuelles questions ou problèmes liés au paiement.
Comment formuler une lettre de relance pour facture impayée ?
En cas de facture échue, il est important de structurer votre lettre de relance en plusieurs parties :
- l'introduction où vous rappellerez brièvement la nature de la relation commerciale,
- le corps du message où vous spécifierez les détails de la facture impayée et exprimerez clairement votre demande de règlement,
- la conclusion où vous encouragerez le destinataire à agir rapidement tout en restant à sa disposition pour toute question.
N'oubliez pas de mentionner que vous espérez régler cette situation à l'amiable, sans avoir à prendre de mesures supplémentaires. La clé est de rester ferme sur la nécessité d'un paiement rapide, tout en préservant la bonne relation commerciale.
Comment demander poliment le paiement d'une facture ?
Demander poliment le paiement d'une facture implique de formuler votre requête avec respect et compréhension.
Utilisez des formules de politesse et un ton cordial tout au long de la lettre. Vous pouvez, par exemple, commencer par rappeler la facture concernée de manière factuelle, puis exprimer votre requête de paiement en mentionnant que vous êtes à disposition pour toute clarification ou pour discuter des modalités de paiement si nécessaire.
Il est important de montrer que vous êtes ouvert au dialogue et soucieux de maintenir de bonnes relations commerciales.
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Facture d'acompte : exemple et modèle gratuit à télécharger
Une lettre de relance pour impayé peut-elle être facturée ?
Oui, une lettre de relance pour impayé peut être facturée sous certaines conditions. Cette pratique, qui vise à couvrir les frais administratifs liés à la gestion des retards de paiement, doit être mentionnée dans le contrat signé entre les différentes parties. Il est important de s'assurer que cette clause soit clairement établie et acceptée par le client avant d'engager des frais de relance.
Toutefois, elle ne peut pas être directement facturée au débiteur. Cependant, le contrat ou la facture peut inclure une indemnité forfaitaire de recouvrement, fixée à 40 €, que le créancier est en droit d'exiger dès l'échéance de la facture.
Quoi qu'il en soit, il n’est pas recommandé de réclamer cette indemnité lors de l'envoi d'une lettre de relance, afin de préserver la relation commerciale et de faciliter un règlement à l'amiable.
Client qui ne paye pas : comment réclamer une facture non payée ?
Comment réagir face à un premier retard de paiement ?
Comment gérer un client qui ne paie pas ? En cas de premier retard de paiement, la première étape consiste à relancer le client. Cela peut être fait par un simple appel, un email ou une lettre de relance. Soyez courtois, mais ferme. Rappeler au client ses obligations contractuelles suffit parfois à résoudre le problème.
Si le retard persiste, commencez à appliquer des pénalités de retard conformément à ce qui est stipulé dans votre contrat. Informez le client de ces pénalités par écrit.
- Communiquez de manière claire et précise ;
- Gardez une trace de toutes vos communications ;
- Restez professionnel et courtois.
Si malgré vos relances et d'éventuelles pénalités de retard, le client ne règle toujours pas sa facture, envisagez une mise en demeure. C'est une étape formelle qui indique que vous êtes prêt à entamer des procédures juridiques pour récupérer votre dû. Cette démarche doit être effectuée par écrit et envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception.
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Pour aller plus loin :
Comment éviter les impayés ? 7 réflexes à adopter
Client mauvais payeur : 5 conseils pour le faire plier
Les étapes du recouvrement d'une créance impayée
Le recouvrement des factures impayées se fait en plusieurs étapes :
- Phase préliminaire : celle-ci consiste à vérifier la certitude, la liquidité et l'exigibilité de la créance. Il est important de s'assurer que la créance existe, qu'elle est incontestable et que son montant est déterminé.
- Phase amiable : la première étape est l'envoi d'une relance amiable au débiteur. Si aucun règlement n'est effectué par le client, une mise en demeure est envoyée.
- Phase contentieuse : si le débiteur ne répond pas ou refuse de payer, il est possible de recourir à une procédure judiciaire, impliquant généralement l'intervention d'un huissier de justice.
Quand faire appel à une société du recouvrement ?
Faire appel à un professionnel du recouvrement devient indispensable lorsqu'une facture demeure impayée malgré plusieurs relances et une mise en demeure. En effet, ces experts disposent des compétences nécessaires pour récupérer vos créances, tout en respectant le cadre légal et réglementaire. Le professionnel mandaté intervient au nom des entreprises pour leur éviter des problèmes de trésorerie dus à ces impayés.
Par ailleurs, vous pouvez aussi avoir recours à un cabinet de recouvrement si vous manquez de temps pour gérer les impayés ou si vous préférez déléguer cette tâche pour vous concentrer sur votre activité principale.
Enfin, si la dette est conséquente ou si le débiteur est particulièrement récalcitrant, l'intervention d'un professionnel est vivement conseillée.
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👷 Le Conseil du Pro : essayez de trouver une solution à l’amiable !
Les retards de paiement sont souvent dus à une négligence ou un oubli de la part du client. Ne mettez pas en doute sa bonne foi et sa volonté de vous transmettre le règlement au plus vite. Cela vous permettra de conserver de bonnes relations avec ce dernier. Il est donc souhaitable de prendre d’abord contact avec lui par téléphone ou SMS avant d’envoyer une lettre de relance.
Les questions fréquentes
Comment prévenir le risque d'impayés dans le BTP ?
Prévenir le risque d'impayés demande une gestion rigoureuse de vos factures et de vos clients. Il est ainsi primordial d'instaurer un suivi efficace des factures. Utilisez un logiciel de gestion des factures, établissez un calendrier de suivi des paiements et n'hésitez pas à relancer rapidement vos clients en cas de retard de paiement.
Quel est le délai légal de paiement pour un particulier ?
Les consommateurs doivent régler la facture d'un artisan dans le délai convenu avec le professionnel. Le paiement de la facture peut se faire dès réception ou dans les 15 jours, à titre d'exemple, si un délai plus long a été toléré. Des pénalités de retard peuvent s'appliquer une fois ce délai passé, si elles sont mentionnées dans le contrat. En l'absence de délai supplémentaire autorisé, la facture doit être payée dès réception de la facture.
Quelles sont les sanctions en cas de retard de paiement ?
Les retards de paiement peuvent entraîner des pénalités de retard, dont le taux d'intérêt est généralement mentionné dans le contrat. En 2023, ce taux ne peut être inférieur à 6,18 % et ne doit pas être supérieur à 10 %. De plus, pour tout retard de paiement entre professionnels, une indemnité forfaitaire de 40 € est due pour les frais de recouvrement.
Quel est le délai de prescription pour une facture impayée dans le BTP ?
Le délai de prescription pour réclamer le paiement d'une facture impayée est de 5 ans pour les transactions entre professionnels et de 2 ans lorsqu'un contrat a été conclu avec un consommateur. Au-delà de ces délais qui débutent à compter du jour d'achèvement des travaux ou des prestations, il n'est plus possible de saisir un tribunal pour obtenir le recouvrement de la facture.
Références :
- "Relance pour une facture impayée", Le Journal du Net
- "Lettre de relance d'une facture impayée", Litige.fr
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