Dans le secteur du bâtiment et de la construction, la gestion des factures impayées fait perdre un temps précieux aux entreprises et n'est pas toujours de tout repos. La relance par mail est un outil efficace pour recouvrer vos créances et ne pas mettre à mal votre trésorerie. Voici tous nos modèles gratuits de mail à personnaliser et nos conseils pour rédiger des mails de relance efficaces et faire que ces désagréments deviennent une simple formalité.
Modèles de mail de relance pour facture impayée
Perte d'argent, décalage de trésorerie..., les factures impayées peuvent mettre votre entreprise dans une situation financière précaire. En parallèle, la gestion des retards de paiement peut aussi vous occasionner du stress, en plus de vous faire perdre un temps précieux.
Pour vous permettre de gagner du temps et en efficacité, voici 5 modèles personnalisables de mail de relance à envoyer à un client qui ne paie pas ! Bonne nouvelle, vous pouvez accéder gratuitement à ces exemples de courriel, qu'il vous suffit de copier-coller dans votre messagerie.
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Pour accéder au document, entrez ces informations :
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Comment demander le paiement d'une facture par mail ?
Pour maximiser l'efficacité de votre mail de relance pour rappel de paiement, suivez ces quelques conseils :
- Timing : envoyez votre relance quelques jours après l'échéance de paiement pour montrer votre suivi attentif sans paraître pressant.
- Documentation : joignez une copie de la facture impayée à votre mail pour faciliter les échanges et le règlement par votre interlocuteur.
- Suivi : mentionnez dans votre mail que vous restez à disposition pour toute question ou clarification nécessaire.
- Registre : conservez une trace de toutes vos communications pour d'éventuelles démarches ultérieures.
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La procédure à suivre en cas de facture impayée
Avant d'entamer la rédaction de votre mail de relance, assurez-vous d'abord que la prestation ou les travaux ont bien été réalisés conformément à l'accord et que la facture a été envoyée et reçue par le client. Une fois les vérifications faites, il est essentiel d'adopter une approche empathique et de suivre une procédure structurée :
1. Premier rappel amiable : 7 jours après l'échéance
Si le paiement n'est pas effectué à l'échéance, une relance informelle par mail ou par SMS est recommandée pour un recouvrement à l'amiable. Puisqu'il peut s'agir d'une négligence ou d'un simple oubli, il est conseillé d'envoyer un premier mail de relance courtois en rappelant les informations de la facture et en demandant le paiement.
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Astuce :
Avant de relancer un client par mail, il est recommandé de le contacter d'abord par téléphone. Un simple appel téléphonique peut souvent débloquer une situation et être plus efficace qu'un mail de relance. Le téléphone permet un contact direct avec le client et peut vous faire gagner du temps et de l'argent.
2. Deuxième rappel ferme : 15 jours après l'échéance
Si le premier rappel n'a pas eu d'effet, une relance formelle par mail s'impose, rappelant les détails de la facture et la nécessité de régulariser la situation rapidement. En cas d'absence de réponse, envoyez un second mail plus ferme en précisant les démarches que vous allez entreprendre si la facture n'est pas réglée.
3. Mise en demeure : 30 jours après l'échéance
Si les relances n'aboutissent pas, une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception peut être nécessaire, précédant d'éventuelles actions légales. Ce document officiel donne au client un délai pour payer sa facture.
4. Recouvrement judiciaire : 45 jours après l'échéance
Si le client ne réagit pas à la mise en demeure, vous pouvez engager des démarches de recouvrement judiciaire. En cas de difficultés avec votre client, n'hésitez pas à contacter un professionnel du recouvrement de créances.
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Pour aller plus loin :
Comment éviter les impayés ? 7 réflexes à adopter
Client mauvais payeur : 5 conseils pour le faire plier
Comment bien rédiger un mail de relance de facture impayée ?
Un mail de relance doit être clair, concis et formulé poliment. Voici nos 5 conseils pour demander le paiement d'une facture impayée de manière efficace et professionnelle :
1. Soyez clair et précis
Indiquez le numéro de facture, le montant, la date d'échéance et la prestation effectuée. Soyez clair et direct dès l'objet du mail : "Relance facture n° XXX échue depuis le [date]", par exemple.
2. Restez courtois mais ferme
N'oubliez pas que le client est votre débiteur. Soyez courtois et compréhensif, mais à la fois ferme dans votre demande. C'est pour vous l'occasion de lui rappeler ses obligations et de connaître les raisons de son retard de paiement.
3. Proposez des solutions
Si le client rencontre des difficultés de paiement, proposez-lui des solutions de paiement échelonné.
4. Personnalisez votre message
Personnalisez chaque mail en mentionnant le nom du client et les informations relatives à la facture impayée. Adaptez votre message en fonction de la situation et de votre relation avec le client.
5. Utilisez un ton professionnel
Adoptez un ton professionnel mais empathique. Laissez entendre que vous êtes ouvert à la discussion si des circonstances ont empêché le paiement. Évitez les fautes d'orthographe et de grammaire, et soignez la mise en forme de votre mail.
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À noter :
En appliquant ces conseils dans votre processus de relance, vous créez un cadre qui favorise le dialogue et la résolution proactive des retards de paiement, tout en conservant de bonnes relations professionnelles.
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👷 Le Conseil du Pro : vérifiez les mentions légales de votre facture !
En tant qu'artisan du bâtiment, avant de relancer un client par mail pour une facture impayée, pensez à bien vérifier les mentions légales de votre facture ! C'est un point souvent négligé, mais qui peut avoir de lourdes conséquences. En effet, si votre facture ne comporte pas les mentions légales obligatoires, elle peut être considérée comme nulle. Avec une facture en bonne et due forme, vous vous assurez d'être en conformité avec la loi et de maximiser vos chances de recouvrer vos créances.
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Les questions fréquentes
Que faire si le client ne répond pas à mes mails de relance ?
Si le client ne répond pas à vos mails de relance, vous pouvez lui envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le client ne réagit toujours pas, vous pouvez engager des démarches de recouvrement judiciaire.
Quels sont les frais de recouvrement de créances ?
Les frais de recouvrement de créances sont à la charge du débiteur, c'est-à-dire du client. Ils sont généralement compris entre 4 et 10 % du montant de la créance.
Quel est le délai de prescription pour une facture impayée ?
En cas de factures en attente de paiement, il faut veiller à ne pas trop tarder à entamer les démarches de relance et de recouvrement. Le délai de prescription pour une facture impayée est de 2 ans auprès d'un client particulier. S'il s'agit d'une facture adressée à un professionnel, ce délai passe à 5 ans à compter de la date à laquelle le règlement est dû.
Comment prévenir le risque d'impayés dans le BTP ?
Prévenir le risque d'impayés requiert une gestion rigoureuse de vos factures et de vos clients. Il est donc primordial d'instaurer un suivi efficace des factures. Pour ce faire, il est conseillé d'utiliser un logiciel de gestion des factures et d'établir un calendrier de suivi des paiements. Via certains logiciels de gestion, il est aussi possible de mettre en place un système de rappel automatique envoyé à vos clients quelques jours avant la date d'échéance de la facture. Dans tous les cas, n'hésitez pas à envoyer rapidement une relance en cas de retard de paiement.
Références :
- "Facturation, demande de paiement et paiement", URSSAF
- "Recouvrement amiable de créances : les règles à connaître", DGCCRF
- "Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard", Service Public
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