Avant qu’un devis ne soit signé ou qu’une facture ne soit émise, il arrive qu’un client demande un document chiffré pour cadrer une prestation de service. C’est là qu’intervient la facture proforma : un outil utile en négociation commerciale, qui reprend la forme d’une facture sans engager ni l’entreprise, ni le client. Quelle est sa valeur aux yeux de l’administration fiscale ? Quand l’utiliser, et comment bien la rédiger ? Réponses concrètes dans cet article.
Qu'est-ce qu'une facture proforma ?
Une facture proforma est un document provisoire qui sert à présenter une estimation détaillée d’une future prestation, avant toute validation officielle par le client. Elle reprend la structure, la forme d’une facture classique, c'est-à-dire, intitulé des travaux, quantités, prix unitaires, taux de TVA applicable…, mais elle est utilisée à titre informatif uniquement et peut être modifié à l'infini contrairement à une facture finale.
Le mot proforma vient du latin "pro forma", qui signifie “pour la forme”. Autrement dit, c’est une facture établie en amont, pour donner une vision claire de ce que serait la facture définitive avant son édition.
Elle intervient en amont de la prestation, pour donner une première idée de budget pour un projet, sans déclencher d’engagement contractuel ni du client ni de l'entreprise.
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Quelle est sa valeur juridique ?
La facture proforma n’a ni valeur juridique ni valeur comptable. Elle ne constitue ni un devis, ni une facture, ni une commande, même si elle est signée. Elle ne peut en aucun cas être utilisée pour exiger un paiement. Elle ne déclenche pas non plus d’enregistrement comptable ni de déclaration de TVA.
👉 C’est simplement un document informatif, établi “pour la forme”, sans caractère contractuel.
Quelle est la différence entre une facture proforma avec une facture définitive ?
La facture définitive est un document comptable et légal. Elle officialise la fin de la prestation, déclenche le paiement, oblige le client à régler et doit être enregistrée dans votre comptabilité et votre déclaration de TVA. Une fois émise, elle crée une créance exigible.
➡️ Exemple : Un client vous contacte pour refaire sa terrasse. Vous lui adressez une proforma pour lui donner une estimation de prix. Les travaux sont validés, réalisés, puis vous émettez une facture finale, qui marque la fin de la mission et le déclenchement du paiement.
Quelle est la différence avec un devis ?
Le devis est une offre commerciale ferme, détaillée et engageante pour l'entreprise qui l'établit. C'est bien plus qu'un chiffrage, comme on a tendance à le penser, puisqu'une fois signé par le client, il vaut contrat entre les deux parties : le prix, les prestations, les délais et les conditions sont juridiquement opposables. Il doit donc être rédigé avec précision pour éviter tous malentendus.
➡️ Exemple : Un client vous demande une estimation pour installer une VMC. Vous commencez par une facture proforma pour lui indiquer un budget. Une fois qu’il confirme vouloir avancer, vous rédigez un devis précis avec tous les détails techniques et juridiques. Ce devis devient contractuel dès qu’il le signe.
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Pour en savoir davantage :
Devis et facture : quelles sont les différences ?
Quelle est la différence avec une facture d'acompte ?
La facture d’acompte est émise une fois le devis signé. Elle permet de facturer un premier versement avant le début du chantier. Elle a une valeur comptable et fiscale : elle déclenche de la TVA, elle est enregistrée, et elle engage l’entreprise à réaliser la prestation.
➡️ Exemple : Vous chiffrez une rénovation de salle de bain avec une proforma, pour cadrer un budget. Une fois le devis signé, vous émettez une facture d’acompte pour demander 30 % du montant avant de commencer les travaux.
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On vous en dit plus sur les acomptes :
Quelle différence entre les arrhes et les acomptes ?
Comment structurer vos documents clients : exemple sur un vrai chantier
Dans le cadre d’un projet d’isolation thermique par l’extérieur, et après un premier échange téléphonique suivi d’une visite sur place, l’entrepreneur a structuré sa démarche commerciale étape par étape pour faire avancer le projet et convertir son prospect.
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Voici comment les différents documents ont été utilisés, chacun à leur moment, pour poser un cadre clair, sans précipiter l’engagement.
1. La facture proforma pour donner un chiffrage clair, sans s’engager
Suite à la visite, l’entrepreneur envoie une facture proforma. Le document présente un prix précis, détaillé poste par poste : fourniture et pose de l’isolant, traitement des points singuliers, échafaudage, finitions.
👉 Cela permet au client d’avoir un chiffrage concret, présenté dans un format sérieux, sans créer d’obligation contractuelle. C’est une base de discussion, utile pour comparer ou réfléchir.
2. Le devis pour formaliser l’accord avec le client
Quelques jours plus tard, le client confirme vouloir avancer. L’entrepreneur rédige alors un devis complet, avec les mêmes montants mais enrichi de toutes les mentions nécessaires : conditions d’exécution, durée de validité, pénalités en cas de retard, modalités de règlement.
👉 Le devis, une fois signé, vaut engagement réciproque. Il marque le début officiel du projet.
3. La facture d’acompte pour initier le chantier en toute légalité
Pour couvrir les premiers frais (commandes de matériaux, location d’échafaudage…), l’entreprise demande un premier versement. Elle émet une facture d’acompte, correspondant à 30 % du montant total.
👉 Cette facture permet d’encaisser légalement une avance, tout en restant dans le cadre défini par le devis signé.
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Pour en savoir plus sur les factures dans le bâtiment :
Peut-on faire une facture sans devis dans le BTP ?
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4. La facture finale pour clôturer le chantier
Une fois les travaux réalisés et validés avec le client, l’entrepreneur édite la facture définitive, qui reprend l’ensemble des prestations, déduit l’acompte déjà réglé et indique le solde dû.
👉 Ce document clôture l’intervention. Il est à la fois justificatif comptable et support de règlement final.
À quoi sert ce document provisoire ?
La facture proforma sert avant tout à évaluer, chiffrer un besoin sans s'engager. C’est une estimation formelle, claire et présentée sous un format familier, qui rassure les interlocuteurs : clients, banques, assurances, syndics…
Elle est utile pour :
- Présenter un montant prévisionnel
- Structurer une offre commerciale, même incomplète
- Donner de la visibilité sur un projet en cours de discussion
- Appuyer une demande de financement ou d’autorisation
👉 Contrairement à un simple mail avec un prix “à la louche”, la proforma donne un cadre sérieux, sans pour autant engager l’entreprise.
Quel est l'intérêt réel pour un artisan ?
C’est un outil de travail intelligent qui vous permet de rester rapide, souple et professionnel, sans vous enfermer dans des obligations prématurées.
- Vous gagnez du temps : pas besoin d’un devis complet à chaque demande.
- Vous gardez la main sur vos échanges : c’est vous qui cadrez, sans créer de précédent juridique.
- Vous montrez votre sérieux, tout en laissant de la marge de discussion.
- Vous évitez les pièges du “devis flou signé trop vite” ou des clients qui veulent s’engager sans être prêts.
👉 C’est un document de négociation, qui vous fait avancer dans la relation client sans prendre de risque. Ni comptable, ni contractuel, mais stratégique.
Quand utiliser une facture proforma ? 5 exemples courants dans le bâtiment
Dans certaines situations, le client a besoin d’un chiffrage, mais ni vous ni lui n’êtes prêts à vous engager. C’est exactement là que la facture proforma prend tout son sens. Voici des cas concrets où elle s’avère utile :
1. Le client veut une estimation rapide, sans lancer le chantier
Vous êtes en premier contact, il n’a pas encore décidé. Plutôt que de passer du temps à rédiger un devis complet, vous lui envoyez une proforma pour cadrer un budget prévisionnel. Il peut réfléchir, comparer, sans pression.
🛠 Exemple : une personne souhaite refaire sa cuisine mais hésite entre plusieurs options. Vous chiffrez grossièrement avec une proforma.
2. Le client doit obtenir un financement ou une aide
Une banque, un courtier, ou un organisme demande un document chiffré. La proforma fait office de justificatif, sans que cela vous engage contractuellement.
🏦 Exemple : pour un prêt travaux ou MaPrimeRénov’, un particulier vous demande un document mentionnant les coûts, les travaux, la TVA. La proforma répond parfaitement à cette demande.
3. Le chantier dépend d’une validation tierce (copropriété, assurance…)
Quand plusieurs personnes doivent valider une intervention, la proforma permet de présenter clairement le coût prévu, sans que cela vaille acceptation du devis.
🧱 Exemple : vous intervenez en partie commune, le syndic réclame un chiffrage avant de le soumettre en AG. Vous transmettez une proforma pour formaliser la demande.
4. Le projet est encore flou, mais vous voulez garder la main
La proforma vous permet de poser une première base de discussion, sans risquer de vous retrouver engagé sur un devis incomplet. Vous montrez votre professionnalisme, sans verrouiller l’accord.
💬 Exemple : un client veut une extension, mais ne connaît ni le budget ni les matériaux. Plutôt que de chiffrer à l’aveugle, vous établissez une proforma avec des hypothèses réalistes.
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5. Vous répondez à un appel d’offres public ou semi-public
Dans certains dossiers, un document chiffré est demandé sans passer par une facturation ou un devis signé. La proforma permet de détailler votre proposition sans enclencher d’obligation commerciale.
📄 Exemple : pour candidater à un marché communal de rénovation thermique, vous devez fournir un chiffrage clair. La facture proforma sert à appuyer votre dossier, sans valeur contractuelle.
Comment faire une facture proforma ?
Même si elle n’a aucune valeur légale, la facture proforma doit respecter certains codes de présentation et des mentions obligatoires pour être crédible et bien comprise.
Elle reprend la structure d’une facture classique, mais avec quelques particularités qui permettent de l’identifier clairement comme document provisoire.
Les mentions obligatoires
- La mention “Facture proforma” bien visible en en-tête : pour éviter toute confusion avec une facture définitive.
- Vos coordonnées complètes : nom ou raison sociale, adresse, numéro SIRET/SIREN, contact.
- Les coordonnées du client : nom, adresse ou société destinataire.
- La date d’émission du document.
- Le détail des prestations ou fournitures : description, quantités, prix unitaires HT.
- Le taux de TVA appliqué, même si la facture n’est pas enregistrée comptablement.
- Le montant total HT, le montant de la TVA et le total TTC.
- Les conditions de validité de l’offre et
délais de paiement (facultatif mais recommandé) : durée, disponibilité, etc.
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Approfondissez ce sujet :
Facture : les mentions légales à ne surtout pas oublier
Les erreurs à éviter
Une facture proforma mal rédigée peut semer le doute ou vous desservir. Voici les erreurs courantes à éviter pour garantir un document clair, sérieux et distinct d’une facture réelle :
❌ Utiliser le même numéro que la facture définitive
Chaque document doit avoir une numérotation distincte. Réutiliser le numéro de la proforma pour la facture définitive peut entraîner des confusions administratives et comptables.
❌ Archiver les proformas avec les factures comptables
Même si elles se ressemblent, les proformas ne sont pas des pièces comptables. Les classer avec les factures peut fausser votre suivi ou créer une confusion auprès de votre expert-comptable.
❌ Rédiger le proforma comme un brouillon
Une proforma n’est pas un simple brouillon. Elle doit être structurée et compréhensible, avec des prestations clairement décrites. Des formulations comme “travaux divers” ou “selon besoin” donnent une image brouillonne et peuvent semer le doute chez le client.
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👷 Le Conseil du Pro : conservez vos proforma !
Même si elles n’ont aucune valeur comptable, conservez vos factures proforma. Elles peuvent servir de trace en cas de négociation relancée, de base pour un futur devis, ou simplement pour suivre vos contacts non aboutis. Bien archivées, elles vous permettent aussi de mieux piloter votre activité commerciale : taux de conversion, délais de réponse, types de prestations demandées… Autant d’éléments précieux pour ajuster votre stratégie.
Références :
- Image principale de l'article générée par l'intelligence artificielle*
- La facture Proforma : tout ce que vous devez savoir !, Optim'BTP
- Devis obligatoire : activités concernées, Entreprendre Service Public
*NB : Certaines images de cet article ont été réalisées grâce à un logiciel IA. Elles peuvent donc présenter certaines imperfections.
Les questions fréquentes
Comment transformer une facture proforma en facture définitive ?
- Dupliquer le document
- Supprimer la mention « Proforma »
- Ajouter un numéro de facture
- Dater le document
- Conserver les données client
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