Facture BTP : modèles gratuits, mentions obligatoires & types

Vous vous êtes déjà retrouvé à griffonner une facture à la hâte après un chantier, entre deux appels et un aller-retour chez le fournisseur ? Dans le BTP, chaque facture engage votre trésorerie, votre crédibilité et même votre conformité légale. Mais comment être sûr de ne rien oublier ? Que vous soyez artisan, micro-entrepreneur ou gérant d’EURL, découvrez ici comment faire une facture BTP complète et légale, les mentions obligatoires à ne jamais oublier, les différents types de factures selon l’étape du chantier, et des modèles gratuits à télécharger pour gagner du temps.

Pourquoi la facture BTP est particulière ?

Facturer des travaux : ce qui change dans le bâtiment

Dans le bâtiment, une facture traduit un chantier, pas seulement une vente. Vous mélangez main-d’œuvre, fournitures, location de matériel, déplacements, parfois sur plusieurs mois.

Acompte, factures de situation, solde : vous étalez la facturation dans le temps, avec des montants importants et des engagements écrits (devis, avenants, travaux supplémentaires). La facture doit reprendre ce cadre contractuel noir sur blanc pour limiter les contestations.

Impact sur votre trésorerie et vos chantiers

Chaque retard de facture se transforme en tension de trésorerie : salaires, fournisseurs et charges continuent de tomber alors que le client n’a pas encore payé.

À l’inverse, un calendrier de facturation clair (acomptes, situations, solde), des mentions précises sur les délais et pénalités, une numérotation propre, vous permettent de suivre vos encaissements, relancer plus facilement et sécuriser vos marges.

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Pourquoi utiliser ce modèle ? Il a été pensé pour s'adapter à toutes les situations décrites dans cet article :

• Modulable : Il convient aussi bien aux micro-entrepreneurs (TVA non applicable) qu'aux sociétés (gestion automatique des taux de TVA 10% ou 20%).
• Évolutif : Utilisez la même structure pour vos factures d'acompte, de situation ou de solde.
• Sécurisé : Les colonnes et mentions essentielles sont déjà pré-remplies pour limiter les erreurs de saisie.

Il ne vous reste plus qu'à insérer votre logo et remplir les cases !

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Les mentions obligatoires d’une facture BTP

Les factures de travaux doivent toutes respecter les obligations prévues par le Code de commerce. L’objectif est simple : permettre au client de comprendre précisément ce qu’il paie, et protéger l’entreprise en cas de litige.

Le socle commun à toutes les entreprises du bâtiment

Quel que soit votre statut, chaque facture doit indiquer les mentions obligatoires suivantes :

• L’identité de votre entreprise (raison sociale, adresse, SIREN, RCS ou RM).
• L’identité du client, particulier ou professionnel.
• La date d’émission et le numéro de facture (numérotation chronologique, sans rupture).
• La description détaillée des travaux : nature de la prestation, quantités, tarifs unitaires, matériaux fournis, temps passé.
• Les conditions d’exécution : dates d’intervention, éventuels avenants.
• Le montant total, HT et TTC (ou HT uniquement selon le statut, voir ci-dessous).
• Les conditions de paiement : délai, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (obligatoire en B2B).
• Les mentions contractuelles : retenue de garantie si prévue au marché, acompte déjà versé, travaux supplémentaires validés.

Une facture claire, bien structurée et complète évite les contestations, les retards de paiement et les aller-retour administratifs avec le client.

Mentions spécifiques micro-entreprise (TVA non applicable, art. 293 B du CGI)

Si vous êtes auto-entrepreneur dans le BTP, vous facturez en HT, sans TVA. Cette particularité impose une mention obligatoire : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Elle doit figurer sur chaque facture, de manière visible.

Les micro-entrepreneurs doivent également indiquer :

• Le statut « micro-entreprise » ou « entrepreneur individuel ».
• Le total à payer en HT, sans ligne de TVA.
• La date de règlement prévue.

Même si la facturation est simplifiée, les règles liées aux délais de paiement, aux pénalités et à la description des travaux restent strictement identiques aux entreprises classiques.

Mentions spécifiques entreprise avec TVA et retenue de garantie

Pour les entreprises soumises à TVA (EURL, SARL, SAS, entreprises individuelles hors micro), les obligations s’élargissent :

• Le taux de TVA appliqué : 20 %, 10 % (travaux d’amélioration) ou 5,5 % (rénovation énergétique).
• Le montant de la TVA collectée.
• Le total TTC.
• Les références éventuelles aux dispositifs fiscaux (travaux éligibles aux taux réduits, certificats à fournir).

Si votre chantier prévoit une retenue de garantie (souvent 5 %, jusqu’à un an après réception), elle doit apparaître clairement : « Retenue de garantie de X % conformément au marché ». Cette mention protège les deux parties : le client dispose d’une réserve en cas de défaut, l’entreprise peut prouver que cette retenue fait partie de l’accord initial.

Tableau récapitulatif des mentions obligatoires

Le paiement de la facture pourra être effectué, au choix, par carte bancaire, en espèces, par chèque ou par virement bancaire.

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Utiliser l'IA comme assistant administratif personnel

L'intelligence artificielle (comme ChatGPT ou les outils intégrés aux nouveaux logiciels) n'est pas là pour remplacer votre expertise, mais pour agir comme un secrétaire virtuel disponible 24h/24. Elle peut drastiquement réduire le temps passé devant l'écran le soir.

Concrètement, vous pouvez lui confier des tâches chronophages :

• La rédaction : "Rédige un email courtois mais ferme pour relancer la facture n°2025-04 sans braquer le client."
• La mise en forme : Copier-coller vos notes de chantier en vrac pour qu'elle les reformule en un descriptif technique propre et vendeur pour votre facture.
• La vérification : Vérifier la cohérence d’une facture : montants, totaux, erreurs évidentes.

Attention toutefois : L'IA est une aide, pas un décideur. Elle peut faire des erreurs de calcul ou inventer des règles. Le principe est simple : l'IA propose, le professionnel vérifie et valide. Vous restez seul responsable du document final envoyé.

Les différents types de factures dans le BTP

Facturer un chantier ne se résume pas à envoyer un document en fin d’intervention. Dans le bâtiment, la facturation accompagne toutes les étapes du projet : démarrage, avancement, modifications, réception. Chaque type de facture a un rôle précis. Bien les utiliser réduit les risques d’impayés et clarifie la relation avec le client.

Facture d’acompte : sécuriser le démarrage du chantier

L’acompte permet de couvrir les premières dépenses : matériaux, réservation de créneaux, préparation du chantier. Il est généralement demandé à la signature du devis, souvent entre 20 % et 40 % selon la nature des travaux.

Une facture d’acompte doit mentionner :

• Le montant demandé et son pourcentage par rapport au devis.
• Les références du devis signé.
• La mention « facture d’acompte » clairement indiquée.

Elle constitue une preuve essentielle en cas de litige ou de retard de paiement avant le début des travaux.

Facture de situation : suivre l’avancement des travaux

Indispensable pour les chantiers longs (gros œuvre, rénovation complète, extension…), la facture de situation reflète l’état d’avancement réel.

Elle permet :

• D’encaisser progressivement sans attendre la fin du chantier.
• De sécuriser votre trésorerie au fil des étapes.
• De garder une trace du travail effectué et validé.

La facture indique le pourcentage d’avancement convenu (ex : 30 % du lot plomberie, 50 % du lot électricité), et s’appuie toujours sur le devis initial ou un avenant.

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Facture de solde : clôturer le chantier proprement

La facture de solde intervient une fois les travaux terminés, réceptionnés et validés par le client. Elle regroupe :

• Le montant total du chantier.
• Les acomptes déjà facturés et payés.
• Le solde exact restant dû.
• La mention éventuelle d’une retenue de garantie.

Un document clair évite les discussions interminables après la réception.

Facture d’avoir : corriger ou régulariser une erreur

Vous devez modifier un montant, rembourser une partie, annuler une ligne ou corriger une erreur ? La facture d’avoir est le seul document légal pour le faire :

• Elle annule ou réduit tout ou partie d’une facture précédente.
• Elle doit mentionner le numéro de la facture initiale.
• Elle peut être positive (à rembourser) ou déduite d’une facture suivante.

C’est un outil indispensable pour rester en conformité.

Facture proforma : informer sans engager

La proforma est un document informatif, souvent utilisé pour :

• Aider un client à obtenir un financement ou un prêt travaux.
• Présenter un chiffrage détaillé avant établissement du devis définitif.

Elle n’a aucune valeur comptable et ne remplace ni un devis ni une facture officielle. C’est uniquement un support de présentation.

Facture en autoliquidation : pour les entreprises en sous-traitance

Dans le BTP, certains travaux en sous-traitance sont soumis au mécanisme d’autoliquidation de TVA. Dans ce cas :

• Le sous-traitant facture en HT.
• Le client professionnel (donneur d’ordre) autoliquide la TVA lui-même.

La facture doit absolument comporter la mention : « TVA due par le preneur – autoliquidation »

C’est une règle stricte, très fréquente sur les chantiers multi-entreprises.

Cas particuliers du secteur bâtiment

Sous-traitance et autoliquidation de TVA : que mettre sur la facture ?

Dans le BTP, la sous-traitance est très courante, et certains travaux relèvent du mécanisme d’autoliquidation de TVA. Dans ce cas, c’est le donneur d’ordre (entreprise principale) qui déclare et paie la TVA, pas le sous-traitant.

Sur la facture, plusieurs mentions deviennent obligatoires :

• Facturer en HT uniquement.
• Indiquer clairement la mention : « TVA due par le preneur – autoliquidation ».
• Préciser le numéro de SIREN du donneur d’ordre.
• Référencer le chantier et éventuellement le bon de commande reçu.
• Mentionner le lot concerné (plâtrerie, électricité, maçonnerie…).

Cette facture doit rester cohérente avec les documents contractuels (contrat de sous-traitance, avenant, planning). Une omission ou une mauvaise formulation peut entraîner un rejet de comptabilité ou un blocage de paiement.

Retenue de garantie : comment la faire apparaître ?

La retenue de garantie est souvent utilisée dans les contrats de travaux importants, notamment lorsque plusieurs entreprises interviennent. Elle consiste à conserver une partie du montant dû (souvent 5 %) jusqu’à la fin du délai de garantie de parfait achèvement.

Sur la facture, la mention doit être précise :

• Indiquer le montant total des travaux.
• Indiquer les acomptes déjà payés.
• Afficher la retenue de garantie : « Retenue de garantie de X %, conformément au marché du [date]. »
• Calculer le montant retenu et le montant net à payer.

Cela rassure le client sur ses droits, tout en protégeant l’entreprise : la retenue n’est applicable que si elle était prévue au contrat. Si elle n’a pas été mentionnée au devis ou au marché, elle ne peut pas être imposée au moment de la facture de solde.

Marchés publics / privés : points de vigilance sur vos factures

Facturer un marché public ou un marché privé ne soulève pas les mêmes exigences administratives.

Pour les marchés publics

• Respect strict du numéro de marché, du maître d’ouvrage et du maître d’œuvre.
• Mention du lot, du PPSPS le cas échéant, des actes d’engagement.
• Facture conforme au CCAP / CCTP : pénalités, situations, retenue de garantie, conditions de paiement.
• Facturation souvent via une plateforme comme Chorus Pro.

Pour les marchés privés

• Respect du devis ou du contrat signé : montant, lots, conditions particulières.
• Importance des avenants écrits pour tout changement en cours de chantier.
• Cohérence entre facture, acomptes, situations et travaux supplémentaires.

Dans les deux cas, une facture non conforme peut entraîner un retard de règlement, un retour pour modification ou un rejet pur et simple. Mieux vaut sécuriser chaque élément pour fluidifier l’encaissement.

Bien organiser votre facturation pour éviter les impayés

Un bon encaissement commence toujours par une facture envoyée au bon moment et correctement structurée. Dans le secteur du bâtiment, où les chantiers s’étalent parfois sur plusieurs mois, l’envoi tardif ou incomplet est l’une des premières causes de décalage de trésorerie et, à terme, d’impayés. Une facturation claire, régulière et conforme aux obligations légales permet non seulement d’accélérer les règlements, mais aussi d’éviter les malentendus avec le client.

Délais d’émission :

La rapidité d’émission conditionne directement la date à laquelle démarre le délai de paiement. Plus la facture est établie tôt, plus l’entreprise sécurise sa trésorerie.

Facture d’acompte

Elle doit être émise dès que le devis est signé et que le versement anticipé est prévu. Cet acompte constitue une garantie financière et permet au professionnel de couvrir les premiers achats de matériaux ou la mobilisation des équipes.

Facture de situation

Envoyée à chaque étape clé du chantier, elle reflète l’avancement réel des travaux. Son émission suit généralement un planning défini dans le marché ou le devis (ex. fin du gros œuvre, pose des menuiseries, mise hors d’eau). Plus ces jalons sont précis, plus les encaissements se déroulent sans friction.

Facture de solde

Elle intervient immédiatement après la réception du chantier, idéalement dès le lendemain. C’est la facture qui clôture l’opération et qui déclenche les dernières obligations de paiement du maître d’ouvrage.

Dans certains cas, il peut être pertinent d’ajouter une facture d’ajustement pour les travaux supplémentaires ou avenants, afin d’éviter d’attendre la fin du chantier et de perdre du temps sur les encaissements.

Délais de paiement

Le respect des délais est fortement encadré, mais les pratiques varient selon la nature du marché.

En marché privé : le délai standard est de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture, sauf mention contraire dans le contrat. Des délais plus courts (15 jours) ou plus longs (45 jours fin de mois) peuvent être négociés, mais doivent être écrits.

En B2B : la facture doit impérativement mentionner les pénalités de retard, généralement calculées sur la base du taux BCE majoré, ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Ces mentions légales renforcent la crédibilité du professionnel en cas de retard.

En marché public : les délais et modalités de règlement sont précisés dans le CCAP. L’acheteur public dispose souvent d’un délai réglementaire (30 jours pour l’État, 50 jours pour les hôpitaux), au-delà duquel des intérêts moratoires s’appliquent automatiquement.

Pour éviter les contestations, il est conseillé d’ajouter une mention claire sur le devis et sur chaque facture rappelant les conditions de paiement et de transmettre systématiquement les pièces justificatives (attestations, bons de livraison, comptes-rendus d’avancement).

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Un client peut-il refuser de payer une facture ?

Relances

Une relance bien structurée permet de résoudre la majorité des retards sans conflit. De nombreux impayés ne sont en réalité que des oublis ou des décalages administratifs.

• Relance n°1 : un message courtois, souvent envoyé quelques jours après l’échéance, avec la facture en pièce jointe et un rappel du montant dû. L’objectif est de s’assurer que le client a bien reçu le document.
• Relance n°2 : un rappel formel, mentionnant le délai légal, les pénalités applicables et la date d’échéance dépassée. Cette relance adopte un ton plus ferme tout en restant professionnelle.
• Relance n°3 : une mise en demeure, si nécessaire, rédigée de manière structurée, parfois envoyée en recommandé. Elle constitue une dernière étape avant de recourir à une procédure de recouvrement ou à un huissier.

Il peut être utile d’ajouter une relance téléphonique intermédiaire, souvent très efficace pour clarifier un blocage ou obtenir un engagement de paiement immédiat. Rester factuel, rappeler les engagements écrits et joindre systématiquement la facture facilite grandement le règlement.

📖 Nos modèles utiles à télécharger & à personnaliser :
Lettre de relance pour facture impayée : modèles & conseils
Relance facture impayée par mail : modèles de mail à personnaliser

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Durées de conservation des factures BTP et archivage

Dans le secteur de la construction, les documents doivent être conservés longtemps en raison des garanties légales, notamment la garantie de parfait achèvement, la garantie biennale et la garantie décennale. Une mauvaise conservation peut compromettre la capacité à se défendre en cas de litige ou de contrôle.

• Factures, contrats, devis, situations : 10 ans minimum, car ils constituent des preuves essentielles dans le cadre des garanties civiles, commerciales ou décennales.
• Documents à portée fiscale : 6 ans au minimum selon les exigences de l’administration fiscale, notamment pour les justificatifs comptables.
• Pièces justificatives liées à la TVA : également 6 ans, puisqu’elles peuvent être vérifiées dans le cadre d’un contrôle de TVA.

Pour garantir une conservation optimale, il est recommandé de combiner plusieurs outils :

Archivage numérique : via un cloud sécurisé, avec sauvegarde automatique, horodatage et accès restreint. Un logiciel de gestion documentaire peut faciliter le classement.

Classement par chantier : avec un dossier complet regroupant devis, avenants, attestations, photos, factures, situations, PV de réception et échanges importants.

Stockage de secours : conservé hors de l’atelier ou du bureau pour prévenir les risques de vol, incendie ou perte totale. Cela peut être un second cloud, un serveur externe ou une sauvegarde physique chiffrée.

Cette organisation facilite non seulement les contrôles, mais permet aussi de reconstituer rapidement un historique complet en cas de litige plusieurs années après les travaux.

Facturation électronique : ce qui va changer pour les entreprises du bâtiment

La facturation électronique va devenir la norme pour toutes les entreprises, y compris les artisans et TPE du bâtiment. Même si le calendrier précis continue d’évoluer, la transition est inévitable et va profondément transformer les pratiques administratives du secteur.

Chaque entreprise devra :

• Émettre ses factures au format électronique, avec un contenu structuré permettant la lecture automatique.
• Recevoir les factures de ses fournisseurs via une plateforme certifiée, ce qui réduira les erreurs de traitement et les pertes de documents.
• Respecter un format standardisé, comme la Facture X (format hybride PDF + données XML), afin d’uniformiser les échanges et de faciliter les traitements comptables.

Pour une TPE ou PME du bâtiment, cela implique plusieurs changements concrets :

• Abandon progressif des modèles Excel ou des factures créées manuellement puis envoyées par e-mail.
• Passage à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou à un logiciel de facturation compatible avec le nouveau système.
• Suivi automatisé des statuts : facture transmise, acceptée, refusée, mise en paiement, ce qui permettra d’anticiper les retards et de relancer plus efficacement.

Ce changement représente une contrainte technique au départ, mais aussi une opportunité pour simplifier la gestion administrative : numérotation automatique des factures, archivage sécurisé, détection d’erreurs, rappels des obligations légales, et même intégration avec la comptabilité ou le suivi de chantier.

À terme, la facturation électronique permettra d’accélérer les paiements, de réduire les litiges liés aux erreurs de saisie et de professionnaliser davantage la gestion administrative des entreprises du bâtiment.

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🔍 Le vrai du faux sur la facture BTP

L'astuce de la "Preuve par l'Image" pour les PME du bâtiment

Si conserver des photos est indispensable pour constituer un dossier complet en cas de litige, les utiliser activement au moment de facturer est une stratégie redoutable, encore peu exploitée. L'astuce consiste à intégrer directement dans le PDF de votre facture (de situation ou de solde) un encart visuel ou une page annexe présentant le triptyque : l'Avant, le Pendant et l'Après.

Cette méthode offre un avantage psychologique immédiat :

Elle matérialise l'invisible : Le client, particulier ou syndic, ne voit souvent que le résultat final (le mur peint). La photo du "Pendant" lui rappelle la complexité technique masquée derrière le placo ou sous le carrelage.

Elle justifie la valeur : En remettant sous les yeux du client l'état initial qu'il a souvent oublié, vous validez instantanément la transformation accomplie.

C'est un levier efficace pour une PME du bâtiment : cette transparence visuelle lève les freins au paiement, évite l'objection "c'est cher pour ce que c'est" et transforme une simple demande de règlement en constat de réussite.

👷 Le Conseil du Pro : Facturez à part les travaux supplémentaires

Ne mélangez jamais sur une même facture l'avancement du devis initial et les travaux supplémentaires (TS) ou avenants non encore totalement validés. Pourquoi c'est important ? Si vous facturez le tout ensemble et que le client conteste le montant d'un petit supplément (une prise ajoutée, un raccord imprévu), il bloquera souvent la totalité du paiement, y compris la grosse partie principale qui, elle, ne posait aucun problème.En émettant deux factures distinctes (une pour le marché de base, une pour les TS), vous "sanctuarisez" le paiement principal. Le litige reste cantonné aux petits montants, sans assécher votre trésorerie.

Références :

• Image principale Adobe Stock
• "Tout savoir sur la facturation", Entreprendre Service Public
• "Factures : quelles sont vos obligations ?", BPI France
• "Réduire les délais de paiement", Fédération française du bâtiment
• "Généralisation de la facturation électronique au 1er septembre 2026", Entreprendre Service Public
• Batiactu https://www.batiactu.com/edito/delais-paiement-un-leger-mieux-construction-et-immobilier-72637.php

FAQ utile

Nos autres guides pratiques sur la facturation et les devis dans le bâtiment

Tout savoir pour établir des devis précis et des factures conformes

💶 Factures

• Mentions obligatoires sur une facture
• Avoir sur facture : comment faire
• Facture acquittée : modèle
• Exemple de facture de sous-traitance
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📝 Devis

• Mentions obligatoires sur un devis
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