Plan de reprise d'activité : définition et étapes de rédaction

Le Plan de Reprise d’Activité (PRA) est un document clé pour une entreprise. Il recense les situations de crise pouvant affecter la vie de l'entreprise et la marche à suivre en cas de difficulté. Dans le BTP, il est essentiel de prévoir un PRA pour anticiper les éventuelles problèmes. Comment réaliser un PRA ? Habitatpresto fait le point. 

Plan de Reprise d’Activité (PRA) : définition 

Un plan de reprise d'activité est un document ou un ensemble de documents qui définit les procédures et méthodes pour reprendre l'activité d'une entreprise ayant fait face à un incident grave  comme : 

• Une épidémie, comme la Covid-19, par exemple ; 
• Un sinistre (dégâts des eaux, incendie, inondation, etc.) ; 
• Un problème informatique (virus, panne de serveurs, piratage du site web, etc.) ; 
• Un accident (accident de chantier, effondrement, etc.) ; 
• Un problème logistique (livraison en retard, manque de matière première, etc.) ;
• Un incident technique (machine en panne ou cassée) ; 
• Un déséquilibre financier (factures impayées, hausse des prix des matériaux, etc.). 

Cela permet à une entreprise de limiter l'impact de cet incident extérieur sur son activité et sa trésorerie. Il fait partie intégrante du Plan de Continuité d'Activité (PCA). 

Quelles différences entre PCA et PRA ?

Le PCA est un plan global qui permet d'anticiper et d'éviter l'arrêt de l'activité. Y sont recensées toutes les solutions pour maintenir l'activité même de manière dégradée. Le PRA est une partie de ce plan de ce plan d'action qui indique les procédures  à suivre lorsque l'incident a lieu. 

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Est-il obligatoire dans le BTP ? 

Non, le PRA n'est pas obligatoire. Toutefois, il est souvent conseillé d'en rédiger un. En effet, cela permet d'avoir des scénarios vers lesquels se pencher en cas d'événement perturbateur. Vous éviterez ainsi plus facilement une crise majeure pouvant entraîner des pertes financières, des départs de salariés ou des contentieux juridiques. 

Quelles entreprises doivent mettre en place ce plan d'action ? 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il convient de formaliser un PRA. En effet, nul n'est à l'abri d'une crise majeure. C'est ce qu'a démontré la pandémie de coronavirus. Que vous soyez micro-entrepreneur ou chef d'entreprise du BTP avec plusieurs salariés, il est primordial de prévoir plusieurs stratégies pour limiter les risques.  

Pourquoi réaliser un PRA ?

Un PRA est essentiel pour endiguer au plus vite une situation de crise. Il doit être mis en place pour plusieurs raisons. 

1. Limiter les problèmes de trésorerie 

Anticiper les solutions permet de maintenir un certain niveau d'activité afin de sortir votre entreprise de la crise au plus vite. C'est donc un moyen de sauver son activité et de limiter les risques de dépôt de bilan.   

2. Faciliter le management en cas d'incident 

Un plan bien établi permet à chacun de connaitre son rôle et de s'adapter à chaque situation. Cela vise à vous faire gagner du temps. C'est aussi très important pour fluidifier l'organisation et rassurer vos employés. 

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3. Diminuer les retards de livraison des travaux 

Un problème avec un fournisseur peut mettre en difficulté tout le calendrier de livraison du chantier. En disposant d'une solution alternative, vous évitez les retards à venir. C'est un moyen de se prémunir de problèmes juridiques. 

4. Améliorer son image

Lorsqu'un événement extérieur vient vous pénaliser, il est important de savoir réagir. En montrant votre résilience, vous donnerez confiance à vos clients. Ainsi, il est plus facile de les fidéliser.

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Comment bien rédiger un Plan de Reprise d’Activité ?

Un plan de reprise d'activité doit permettre au chef d'entreprise et à ses collaborateurs de connaitre la marche à suivre devant telle ou telle situation. Il doit donner une vision 360° des risques auxquels peut être exposée l'entreprise, des manières de les éviter et les procédures à suivre lorsque l'incident se produit. 

Pour faciliter la reprise d'activité en cas d'accident, il faudra : 

• Lister les activités réalisées par l'entreprise et leur poids dans le chiffre d'affaires et le bénéfice ;
• Recenser les différents risques afférents à l'entreprise ; 
• Proposer des procédures organisationnelles pour chaque scénario en déterminant les ressources matérielles et financières nécessaires ; 
• Envisager des délais à respecter ; 
• Lister les interlocuteurs à prévenir (secours, clients, assurances, syndicats, etc.). 

En balayant les différentes situations possibles et les parties prenantes impactées, vous saurez réagir face aux imprévus. 

Comment établir un scénario de PRA ? 

Un PRA constitue un ensemble de scénarios aboutis présentant des procédures de sortie de crise. Comment établir un scénario ? 

Définir et catégoriser le risque

Pour chaque situation, il est important de catégoriser le risque, la probabilité et le niveau d'incidence que cela aura sur votre activité. Une pandémie, une grève ou la panne d'un équipement n'ont pas la même conséquence sur le déroulement du chantier. On distingue : 

• Le risque naturel, comme une catastrophe naturelle ou des intempéries ; 
• Le risque sanitaire, comme une épidémie ;
• Le risque logistique (faillite d’un fournisseur, pénurie de matériaux, etc.) ; 
• Le risque technique (machine en panne, engin cassé, etc.) ; 
• Le risque humain (grève, manque de personnel, accident du travail) ; 
• Le risque de sûreté, comme une attaque terroriste sur le site ou à proximité ; 
• Le risque informatique (piratage, déficience d'un logiciel, etc.) ;
• Le risque matériel ( incendie, vols, etc.) ; 
• Le risque financier, comme un délai de paiement non respecté, par exemple. 

Déterminer des signes avant coureurs 

Sur chaque situation, il est important de déterminer quels sont les signes qui doivent vous alerter. Une machine qui ronronne peut laisser présager un dysfonctionnement, par exemple. De la même manière, des mécontentements récurrents peuvent aboutir à un mouvement social. Il faut donc prêter attention et recenser les éléments préalables à la crise. 

Établir des procédures organisationnelles 

Pour fluidifier l'organisation interne, il est important de définir des process en établissant un organigramme et les rôles de chacun. Pensez aussi à intégrer un délai pour que les procédures soient respectées dans le temps. 

Mettre en place un budget 

Répondre à une crise demande souvent de mobiliser des fonds. Pour cela, il est important de savoir combien de trésorerie, il faut laisser en guise de "matelas de secours". Faites un point avec votre expert-comptable qui saura vous indiquer comment optimiser la trésorerie sans jamais manquer en cas de crise. 

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Fixer un seuil de déclenchement 

Cela dépend du phénomène qui se produit. En fonction de chaque situation, il faudra définir un seuil d'alerte. Ainsi, vous saurez quand déclencher le PRA pour limiter l'impact sur la bonne organisation du chantier et sur votre bilan financier. 

Analyser l'efficacité du plan 

Une fois la crise passée, après le retour à la normale, il faudra analyser la manière dont a été mis en place le PRA afin de le mettre à jour. Pour cela, basez-vous sur des indicateurs comme le délai de retour à la normal, la satisfaction de vos employés, le chiffre d'affaires, etc. Vous pourrez ainsi affiner vos méthodes. 

Qui peut rédiger un PRA ? 

En tant que chef d'entreprise, vous pouvez le rédiger vous-même. Vous pouvez aussi faire appel à un prestataire externe qui vous aidera à réaliser un PRA en bonne et due forme. 

👷 Le Conseil du Pro : Former les salariés aux risques, c'est indispensable !

Rédiger le PRA n'est pas suffisant. En effet, il faut former les salariés aux différents risques et leur expliquer la marche à suivre en cas de crise. Chaque collaborateur doit connaitre son rôle pour que l'activité puisse reprendre rapidement après un arrêt. Régulièrement, il est donc important de faire de la pédagogie au sein de ses équipes. 

Références :

• PRA, le Plan de reprise d'activité : comme ça marche, Monster
• Monter le plan de reprise d'une entreprise, Bpifrance création

Les questions fréquentes