Des phénomènes graves d’ampleur majeure peuvent survenir et perturber l’activité entière d’un pays voire l’activité internationale. La pandémie de Covid-19 l’aura montré. Le secteur du BTP a d’ailleurs été particulièrement affecté. En effet, certains métiers ne peuvent pas être pratiqués en télétravail. Ils impliquent une présence sur le chantier. Pour préparer cette gestion de crise et la reprise de l’activité, on peut mettre en place un plan de continuité d'activité (PCA). Qu’est-ce que c’est ? Comment l’élaborer ? Que doit contenir ce plan de gestion ? Faisons le point ensemble.
Plan de continuité d’activité (PCA) : définition
Selon la définition du Ministère de l’Economie :
« Un plan de continuité d’activité (PCA) a pour objet de décliner la stratégie et l’ensemble des dispositions qui sont prévues pour garantir à une organisation la reprise et la continuité de ses activités à la suite d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal ».
Il s’agit de formaliser un ou plusieurs scénarios permettant de maintenir l’activité de l’entreprise tout en faisant face à un événement perturbateur ou une situation exceptionnelle. Les événements perturbateurs sont les incidents et sinistres qui se produisent à l’échelle de l’entreprise :
- Des actes de malveillance ;
- Une coupure de courant ou de gaz ;
- Une panne informatique généralisée ;
- Un incendie ou un dégât des eaux, etc.
On entend par situation exceptionnelle, un événement induisant une gestion collective de la part des pouvoirs publics. Il peut s’agir de :
- L’apparition d’une pandémie ;
- Une catastrophe naturelle ;
- Un acte terroriste ;
- Une cyberattaque ;
- Un conflit armé, etc.
Le déclenchement du plan permet d’offrir des solutions de continuité d’activité à l’entreprise. Il vise à maintenir l’activité de l’entreprise par ordre de priorité.
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Que doit contenir un PCA ?
Ce document aide à faire face à une situation d’urgence. Pour permettre une bonne mise en place du plan d’action, le PCA doit être élaboré selon une méthodologie particulière. Étape par étape, découvrons la démarche du PCA.
Contexte et périmètre
Avant de mettre en place un scénario de reprise de l’activité, il faut d’abord poser les bornes du PCA. Ainsi, il convient de définir avec précision la situation à laquelle répond le PCA ainsi que son périmètre (à l’échelle du chantier, à l’échelle de l’entreprise, etc.).
Hiérarchisation des risques
Une fois le contexte établi, il faut ensuite lister les risques encourus en fonction de la situation. On appelle cela mener une analyse des risques. En effet, les problématiques soulevées par une attaque informatique diffèrent des risques liés à une épidémie. Le plan de secours à mettre en œuvre ne sera donc pas le même. Pour vous aider à rédiger cette partie, vous pouvez vous baser sur vos précédents PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé).
Qu'est-ce qui constitue un risque pour votre entreprise ? L'identifier permet déjà de diviser son impact par 2
Fixer les objectifs de l’entreprise face aux risques
Après avoir réalisé une cartographie des risques majeurs, il faut fixer les objectifs que peut se donner l’entreprise dans une situation de crise. Ces objectifs sont à confronter aux obligations légales, sanitaires et de sécurité.
Par exemple, comme on l’a vu avec le coronavirus, le respect des gestes barrières prime sur la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Élaborer une stratégie de continuité de l’activité
Ensuite, il faudra déterminer le plan d’action en lui-même. Plusieurs questions sont à se poser :
- Quels travailleurs peuvent ou doivent se rendre sur le chantier ? A quelle fréquence ?
- Quels sont les outils utilisés pour communiquer ?
- Quel protocole sanitaire doit être mis en place ?
- Quel protocole de sécurité à l’entrée du site doit être respecté ?
- Comment évacuer les lieux ?
- Que faire en cas d’indisponibilité de tel ou tel travailleur ?
Ces questions ne sont pas exhaustives. Il peut y en avoir d’autres en fonction de votre activité et des scénarii de PCA envisagés.
Dans cette partie, il faudra aussi chiffrer les ressources allouées à la gestion de crise. En effet, lors d’un événement malheureux, la trésorerie revêt une importance capitale. Il en va de la continuité et de la pérennité de l’entreprise.
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Enfin, il ne faut pas oublier de mentionner le rôle de chacun des employés et cadres de la structure.
Chacun a un rôle à jouer pour continuer l'activité de l'entreprise en cas ce crise
Mettre en place des indicateurs de contrôle
Pour vérifier l’efficacité de votre plan d’action, vous pouvez mettre en place un système d’indicateurs. Cette étape ne doit pas être négligée. Ainsi, après la crise vous pourrez vous y reporter pour améliorer votre PCA.
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PCA et formation
Chaque employé étant une partie prenante du PCA, il peut être bon de réaliser une ou plusieurs sessions de formation chaque année. A la manière des exercices de prévention contre les incendies, ces formations font office de piqûres de rappel. Elles permettent de préparer vos collaborateurs aux bons gestes.
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Est-ce que le PCA est obligatoire ?
Dans certains secteurs comme le milieu médical, ce plan de crise est impératif. Mais, dans le domaine du bâtiment. Il n’est pas obligatoire. Toutefois, il est fortement conseillé. En effet, il permet d’éviter de lourdes pertes financières en cas de crise. La formalisation de plans de continuité de l’activité garantit la résilience de votre activité professionnelle. Sachez que vous pouvez bénéficier d'aides en tant qu'artisan en difficulté, une fois que vous avez dressé le bilan financier de votre activité.
Qui est en charge de la rédaction du PCA ?
C’est à la direction générale de l’entreprise qu’incombe la responsabilité de la rédaction du PCA. Toutefois, il s’agit d’un document technique. C’est pourquoi, il est conseillé de le déléguer à :
- La cellule de crise de votre entreprise ;
- un cabinet d’avocat ;
- une entreprise spécialisée dans la gestion des risques.
Par exemple, pour la sécurité informatique et la sauvegarde de données, il est conseillé de se tourner vers un prestataire spécialisé en cyber-sécurité.
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Un sinistre sur le chantier peut vous coûter cher. En complément d’un plan d’urgence, pour vous protéger contre ces accidents matériels, le mieux est de souscrire à une assurance TRC. Elle assure le maître d’œuvre en cas de sinistre majeur sur le matériel (inondations, vol d’équipement, etc.).
Plusieurs milliers de professionnels font déjà confiance à notre service de mise en relation, pourquoi pas vous ?
Références :
- Guide pour réaliser un plan de continuité d’activité, Secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale
- KIT PCA à l’usage du chef d’entreprise en cas de crise majeure, Entreprises gouv fr
Les questions fréquentes
C'est quoi le PCA d'une entreprise ?
Le PCA (Plan de Continuité d’Activité) est un document stratégique qui permet à une entreprise de maintenir ses activités essentielles en cas de crise majeure : panne, incendie, cyberattaque, accident, aléa climatique, etc. Il identifie les fonctions critiques, les ressources à mobiliser, et les mesures de reprise.
Comment élaborer un plan de continuité des activités ?
Il faut suivre 4 grandes étapes : 1) Identifier les activités vitales (ex : chantier en cours, paie, gestion des urgences). 2) Évaluer les risques de blocage (absences, fournisseurs, outils numériques…). 3) Définir les solutions de secours (équipe réduite, sous-traitance, plan de relève). 4) Formaliser un document et former les équipes à l’appliquer.
Quels sont les 4 piliers de la continuité des activités ?
Les 4 piliers sont :
1) L’analyse d’impact métier (BIA).
2) La gestion des risques.
3) Les procédures de continuité (PCA).
4) Les tests et exercices réguliers.
Qui doit mettre en place un PCA ?
Toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut établir un PCA. Dans les PME et les TPE du bâtiment, cela relève souvent du dirigeant ou d’un référent sécurité. Les entreprises travaillant avec des donneurs d’ordre publics ou industriels y sont parfois contractuellement tenues.
Quand faut-il appliquer le PCA ?
Dès qu’un événement menace le fonctionnement normal de l’entreprise : incendie, cyberattaque, pénurie, pandémie, catastrophe naturelle, etc. Le PCA permet de limiter les pertes, assurer la sécurité des équipes et honorer les engagements clients.
Comment mettre en place une PCA ?
Cela commence par une cartographie des activités essentielles, puis l’identification des vulnérabilités. Ensuite, il faut établir des scénarios de crise, des mesures de secours concrètes (locaux, outils, relais humains) et désigner des responsables. Il doit être testé au moins une fois par an.
Quels sont les inconvénients du PCA ?
Le PCA demande du temps, de la méthode et parfois des moyens humains et financiers (double matériel, stockage, formations…). Il peut être perçu comme contraignant si la culture du risque est peu développée. Mais son absence peut coûter bien plus cher en cas de crise réelle.
Qui contrôle la continuité d'activité ?
En interne, c’est au dirigeant ou au référent désigné (QSE, sécurité, DSI…) d’assurer le suivi. En externe, certains donneurs d’ordre (collectivités, grands groupes) ou auditeurs qualité (ISO 22301) peuvent vérifier l’existence et l’efficacité du PCA, notamment pour les appels d’offres.
Quelles sont les indications pour une PCA ?
Un PCA est indiqué dès lors qu’un arrêt prolongé de l’activité mettrait en péril l’entreprise : chantiers complexes, contrats avec pénalités, dépendance forte à un fournisseur, ou encore données sensibles à protéger. En BTP, il peut s’intégrer au plan QSE ou au PPSPS.
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