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Registre unique du personnel : rôle & ce qu'il doit contenir

Registre unique du personnel : rôle & ce qu'il doit contenir

Philippine Jegousse - Le 13/08/2021

Tous les employeurs ont pour obligation de détenir des registres. Parmi ces registres, on trouve le registre relatif aux conditions du travail, le registre des accidents de travail, le registre du comité social et économique (ou CSE), le registre de présence, le document unique d'évaluation des risques professionnels (ou DUER ou DUERP) ou encore le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (ou CHSCT). Dans cette liste (non exhaustive) figure aussi le registre unique du personnel, un document unique qui recense tous les employés d’une entreprise. Que contient ce registre ? Qui doit le tenir ? Qui peut le consulter ? On vous dit tout !


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Sommaire :

Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?

Document unique obligatoire pour tout employeur, le registre unique du personnel a un rôle bien précis. Alors que les entreprises du BTP ne dérogent pas à la règle, ce dernier n’a pas de forme définie et imposée mais doit contenir des mentions obligatoires que nous listons ci-dessous.

Le rôle d’un registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document qui permet de recenser et tenir à jour la liste des employés d'une entreprise. D'après le Code du Travail, il "permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise". Ce registre peut être contrôlé à tout moment par un inspecteur du travail.

La forme et le délai de conservation

Le registre peut prendre plusieurs formes, il n’y a aucune obligation quant à son contenant. Il est possible de tenir le registre unique du personnel de manière manuscrite ou avec un support informatique. Un registre informatisé devra alors contenir les mêmes informations et mentions obligatoires qu’un support-papier et l’employeur aura les mêmes obligations et sanctions en cas de non-respect.

Le délai de conservation des mentions obligatoires est de 5 ans. En effet, ces dernières doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle l’employé – ou le stagiaire – a quitté l’entreprise.

Les mentions obligatoires devant apparaître 

Le registre doit faire figurer certaines mentions obligatoires. Ces dernières sont listées pour chaque employé dans le Code du Travail. On y trouve les informations suivantes :

  • Les nom et prénom ;
  • Le sexe ;
  • La nationalité ;
  • La date de naissance ;
  • L'emploi ;
  • La qualification ;
  • Le type de contrat de travail ;
  • Les dates d'entrée et de sortie dans l'entreprise ;
  • Les nom et prénom du tuteur et le lieu de présence du stagiaire en cas de stage.

📌
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Toujours dans le cadre de l’application du Code du Travail, il doit être précisé :

  • Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ;
  • Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention "contrat à durée déterminée" ;
  • Pour les salariés temporaires, la mention "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
  • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs" ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
  • Pour les salariés à temps partiel, la mention "salarié à temps partiel" ;
  • Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation".

registre unique du personnel et des stagiaires

exemple registre unique du personnel

registre unique du personnel

Trois exemples de registres trouvés sur Pinterest

Comment tenir un registre unique du personnel ?

Tous les employés de l’entreprise doivent figurer dans le registre. Sa tenue étant obligatoire pour les employeurs, ces derniers peuvent être sanctionnés en cas de mauvaise tenue ou mise à jour du registre.

Qui établit et met à jour le registre unique du personnel ?

Selon le Code du Travail, tous les employeurs ont pour obligation de tenir un registre unique du personnel. Seuls les particuliers-employeurs ou les employeurs qui ont recours au chèque-emploi (ou chèque emploi associatif pour le cas des associations) ne sont pas obligés d’en tenir un.

Ils sont aussi obligés de tenir à jour le registre, en y recensant chaque arrivée et départ d’un employé (ou d’un stagiaire) dans l’entreprise. Si l’entreprise est composée de plusieurs établissements, l’employeur doit tenir un registre unique du personnel pour chaque établissement.

Qui doit figurer sur le registre du personnel ?

Les employés concernés sont tous les employés, quel que soit leur type de contrat (CDD, CDI chantier...), qu’ils soient stagiaires, mis à disposition par les entreprises de travail temporaire ou étant en télétravail. Les employés doivent apparaître de façon indélébile, en respectant l’ordre chronologique des embauches.

Quelles sont les sanctions si le registre est mal tenu ?

En cas d’inspection, le registre unique du personnel doit être présenté. Dans le cas contraire, l’employeur encourt des sanctions pénales. En effet, la non-tenue ou non-communication du registre est passible d’une amende pouvant aller jusqu'à 750 € (contraventions de 4ème classe). Cette amende est appliquée autant de fois que l'entreprise compte d’employés.

Qui peut consulter le registre unique du personnel ?

Le registre peut être consulté, que ce soit dans le cas d’une inspection, ou à la demande d’un employé.

La mise à disposition

Le registre unique du personnel doit être mis à la disposition du comité social et économique (ou CSE), des délégués du personnel, ainsi qu’aux agents de l’État en charge de veiller au respect et à l’application du Code du Travail et du Code de la Sécurité sociale. Il s’agit notamment des inspecteurs du travail et des agents de l’Urssaf.

La présentation sur demande

Tout employé peut demander à tout moment à avoir accès au registre du personnel, pour les informations le concernant uniquement. En effet, selon le règlement européen général sur la protection des données personnelles (ou RGPD), l’employeur doit mettre à sa disposition les informations qui le concernent à tout employé qui l’exige.


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👷 Le Conseil du Pro : optez pour un registre numérique !

Si vous disposez des bons outils pour le faire, nous vous conseillons d’opter pour un registre informatisé car il s’avère souvent plus facile à comprendre et à maintenir à jour. Il suffit pour cela d’effectuer en amont une déclaration préalable à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (ou CNIL), pour justifier d’un tel traitement des données en cas d’inspection du travail.

Références :


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